FAQ

Réservation d’un séjour : 

• Comment réserver un séjour ?

Vous pouvez réserver un séjour directement depuis notre site internet, en cliquant sur “Réserver”, après avoir choisi les dates et la ville de départ. Lorsque vous cliquez sur Réserver, suivez les instructions et il vous sera demandé de payer un acompte de 30% minimum pour bloquer la réservation du séjour.

Si vous avez des questions concernant le séjour, n’hésitez pas à nous joindre au 0973872020.

• Mon enfant est-il.elle assuré durant le séjour ?

Tous les enfants présents sur nos séjours sont assurés par notre assurance en cas d’accident, de rapatriement sanitaire et de responsabilité civile. En cas d’accident, notre assurance prendra en charge les frais dans la limite de son contrat et elle prendra directement contact avec vous pour traiter le dossier. Les clauses du contrat peuvent être envoyées sur simple demande.

• En cas d’annulation d’un.e participant.e, que se passe-t-il ?

En cas d’annulation d’un participant, si vous avez souscrit et réglé l’assurance annulation le montant du prix du séjour peut être remboursé sous certaines conditions qui sont décrites dans les Conditions Générales de Vente.

Les documents administratifs : 

• Mon enfant part à l’étranger, de quels documents a-t-il.elle besoin ?

Pour partir à l’étranger, votre enfant a besoin des documents administratifs suivants :

- autorisation de sortie de territoire remplie et signée, Cerfa n°15646

- la photocopie de la pièce d’identité ou du passeport du signataire 

- la photocopie du livret de famille (si le signataire possède un nom différent)

- une pièce d’identité en cours de validité (CNI ou passeport)

- la carte européenne de santé 

- pour le Maroc : un passeport en cours de validité

Attention, ces papiers doivent être imprimés et doivent être présentés le jour du départ en version originale.

• Le test d’aisance aquatique est-il obligatoire ?

Il est obligatoire pour la pratique de toutes les activités nautiques. Ce test permet de s'assurer que votre enfant est apte à pratiquer des activités nautiques. Pour faire passer ce test, renseignez-vous auprès de votre piscine habituelle.

​​Un test d’aisance aquatique est valide à vie même s'il date de 8 ans auparavant. Nous acceptons aussi le certificat Savoir Nager.

• Il y a-t-il des aides financières pour partir en séjour de vacances ?

La CAF verse l’AVE (Aide aux Vacances Enfants) et nous acceptons les chèques vacances qui sont accordés par la CAF ou certains employeurs.

Pour les aides CAF, nous les acceptons selon la convention avec la CAF concernée (ce n'est le même système selon les départements), et nous la validons uniquement une fois la CAF concernée contactée.

Les chèques vacances sont à envoyer à Aventures Vacances Energie à l’adresse suivante : 

AVENTURES VACANCES ENERGIE

388 BOULEVARD JEAN JACQUES BOSC CS 60109

33323 BEGLES CEDEX

Les convoyages : 

• Comment sont communiquées les informations sur le convoyage ?

Vous recevrez une convocation via votre espace personnel où vous trouverez : la date, le lieu et l’heure de rendez-vous de départ et de retour, le numéro (train, avion, car…) et l’horaire de départ et de retour du séjour, le numéro de téléphone de notre permanence transports.

• Sommes-nous prévenus lorsque les enfants arrivent sur le centre ?

À l’arrivée sur le centre, un SMS est envoyé par Aventures Vacances Energie à toutes les familles précisant que le groupe est bien arrivé. Le.a directeur.rice postera de son côté un message sur le blog du séjour. 

Attention, le sms est envoyé au numéro donné à l’inscription, pensez donc à noter votre numéro personnel et non celui professionnel.

• Une tierce personne (autre que le représentant légal) peut-elle venir chercher mon enfant ?

Oui, cela est possible, il faut remplir une décharge de responsabilité en amont. Le.a directeur.rice ne pourra remettre votre enfant qu’à la personne nommée responsable (qui en mesure de justifier de son identité) sur la fiche sanitaire de l’enfant. Dans tous les autres cas, une demande écrite préalable devra être adressée au.à la directeur.rice du séjour. 

La préparation avant le séjour : 

• Où trouver des informations sur le séjour ?

Toutes les informations dont vous avez besoin avant et pendant le séjour se trouvent sur le carnet de voyage : le nom et l’adresse du centre, le numéro de téléphone de le.a directeur.rice du séjour, les observations importantes concernant le séjour, la marche à suivre pour le blog du séjour.

• Où trouver le trousseau et les équipements spécifiques à amener durant le séjour ?

Vous trouverez toutes les informations concernant le trousseau dans le carnet de voyage.

• Combien d’argent de poche donner à mon enfant ?

Nous ne vous recommandons pas un montant maximum d’argent de poche mais ne donnez pas trop d’argent car votre enfant n’a rien à payer sur place. Par contre, il.elle peut avoir envie de s’offrir une friandise, une glace, une revue. Jusqu’à 12 ans, nous vous demandons de mettre l’argent dans une enveloppe que votre enfant remettra à son référent de chambre à l’arrivée. Dès que votre enfant le souhaitera (en fonction de l’organisation du séjour), il pourra en retirer une partie qui deviendra alors sous sa responsabilité. Pensez à mettre de la monnaie afin de faciliter les transactions. Pour les participants de 12 ans et plus, le.a directeur.rice conseillera de confier l’argent de poche à l’équipe d’encadrement, mais il.elle ne l’imposera pas. Si un adolescent souhaite garder son argent sur lui, il sera sous son entière responsabilité et aucun remboursement ne sera effectué en cas de vol ou de perte. Pour les séjours itinérants à l’étranger, le.a directeur.rice ne pourra en aucun cas prendre en charge l’argent de poche des participants.

Santé : 

• Qu’est-ce qu’une Fiche Sanitaire et a quoi sert-elle ? 

Il s’agit pour l’équipe d’animation d’un élément essentiel pour la connaissance de votre enfant. Tous les renseignements demandés sont importants pour nous et permettent à l’équipe d’accompagner au mieux votre enfant pendant le séjour. 

En cas de soins, le médecin aura besoin de connaître les allergies, les vaccinations de votre enfant… N’hésitez pas à remplir la colonne observation qui apportera à l’équipe des éléments sur les habitudes ou les problèmes de votre enfant et permettra une prise en compte rapide et efficace de ces éléments. 

Si vous êtes bénéficiaires de la CMU, fournissez l’attestation de Couverture de Maladie Universelle, valide pendant la durée du séjour.

• Si mon enfant va chez le médecin, comment sont réglés les frais médicaux ?

Le.a directeur.rice du séjour règle le montant des frais médicaux (médecin, pharmacie, radios) engagés à l’occasion de la prise en charge votre enfant. Après le séjour, Aventures Vacances Energie vous demandera d’effectuer le remboursement, nous vous ferons parvenir les originaux des feuilles de soins qui vous permettront de vous faire rembourser par votre caisse d’assurance maladie à réception du règlement total des frais que nous avons engagés. Le remboursement des frais peut se faire soit par CB via votre espace personnel, soir par chèque.

• Si mon enfant est hospitalisé, comment cela se passe-t-il ?

Si votre enfant doit être hospitalisé durant son séjour, un adulte (le plus souvent l’assistant sanitaire) suivra son hospitalisation. Bien entendu vous serez tenus informés très régulièrement de son état de santé. Dans certains cas, un rapatriement sanitaire peut être organisé. Seul le médecin intervenant auprès de l’enfant est habilité à autoriser ou recommander le rapatriement.

• Mon enfant a un régime alimentaire particulier ou des allergies alimentaires.

Certains régimes alimentaires peuvent être acceptés durant nos séjours dans la mesure où ils sont connus par avance (inscrits sur la fiche sanitaire), qu’ils  sont raisonnablement réalisables par nos équipes de cuisiniers et n’imposent pas de matières premières particulières. Dans tous les cas, vous devez vous renseigner par avance auprès de nos services administratifs pour vérifier les possibilités de suivre un régime particulier. Les régimes relevant d’une prescription dûment certifiée par un médecin (certificat médical) donneront lieu à la fourniture de repas adaptés.

• Mon enfant suit un traitement durant le séjour.

Si votre enfant suit un traitement ou s’il.elle transporte des médicaments (doliprane, spasfon inclus), une ordonnance médicale de moins de 3 mois est obligatoire. Vous devez impérativement le signaler quand vous enregistrez votre enfant le jour du départ et les médicaments seront récupérés par l’assistant sanitaire à l’arrivée du centre.

• Mon enfant est en situation de handicap, comment peut-il.elle être accueilli.e en séjour ?

Notre association s’engage à intégrer les enfants porteurs de handicap. Un référent handicap est en charge de l’instruction et du suivi auprès des familles de l’ensemble des dossiers concernés, mais rien n'est possible sans la confiance des parents, leurs informations sont essentielles. 

Nous devons absolument être prévenus de tout souci de santé, au moment de l’inscription, car l'absence d'explication dans ce domaine peut entraîner des conséquences graves, sur le déroulement du séjour. Selon le degré et la nature du problème de santé, et après un entretien téléphonique avec la référente santé de l’association et en relation avec le pôle pédagogique ainsi que l'équipe d'encadrement, nous déterminerons les possibilités d'insertion et la structure d'accueil la mieux adaptée. 

Une relation suivie avec la famille et/ou le médecin traitant permettra d'assurer la réussite du séjour. Un bilan du séjour de votre enfant sera rédigé par le.a directeur.rice à la fin du séjour.

La communication : 

• Mon enfant peut-il.elle amener son téléphone portable ?

Oui, votre enfant peut amener son téléphone portable mais nous le déconseillons. Si votre enfant a son téléphone portable durant le séjour, son utilisation sera limitée à certains créneaux horaires. Ceci dans le but de garantir la vie en collectivité et la vie sociale du groupe. Le téléphone portable reste sous la responsabilité de votre enfant durant le séjour et Aventures Vacances Energie n’est pas responsable en cas de perte, de vol ou de casse.

• Mon enfant n’a pas de téléphone, comment joindre mon enfant durant le séjour ?

Vous pourrez appeler votre enfant à certains créneaux horaires sur le téléphone du.de la directeur.rice, le numéro vous sera communiqué en amont du séjour via le carnet de voyage.

• Comment suivre le séjour de mon enfant ?

Vous recevrez un code en amont du séjour via le carnet de voyage, afin de suivre les aventures de votre enfant sur le blog : ondonnedesnouvelles.com qui sera alimenté régulièrement.

Vous pouvez également nous suivre sur Facebook ou sur Instagram. 

L’encadrement sur les séjours : 

• Qui sont les encadrants sur les séjours ?

Les encadrants sont des animateurs.rices disposant du diplôme du BAFA (Brevet d’Aptitude aux Fonctions d’Animateur) ou d’une équivalence, ou sont en cours de formation ou ne disposent pas de diplômes mais d’expériences significatives.

Les directeurs.rices sont tous diplômés, titulaires d’une équivalence ou en cours de formation du BAFD (Brevet d’Aptitudes aux Fonctions de Directeur).

Les animateurs.rices spécialisés ou les prestataires d’activités sont titulaires d’un diplôme spécialisé et autorisé par le Ministère de Jeunesse et Sports (brevet fédéral ou brevet d'État).

• Quel est le taux d’encadrement de vos séjours ?

La norme imposée par le Ministère de Jeunesse et Sports est de 1 adulte pour 12 enfants mais chez nous : le taux d’encadrement de nos séjours est de 1 adulte pour 6 enfants pour les moins de 6 ans et de 1 adulte pour 8 enfants pour les 7-17ans. Pour les séjours à l’étranger, les animateurs.rices sont tous âgés de minimum 21 ans.

• Qu’est-ce que le quartier libre dit temps libres encadrés chez AVE ?

Les quartiers libres encadrés sont exclusivement pour les adolescents de plus de 14 ans et avec autorisation parentale (à remplir sur la fiche sanitaire). Ils sont préparés avec les adolescents et visent des objectifs pédagogiques liés à la responsabilisation et à l’apprentissage de l’autonomie. Ces temps peuvent avoir lieu en séjour à l’étranger ou en France, jamais en début de séjour et pour une durée maximum de deux heures. 

Les jeunes doivent toujours rester par groupe de 3 minimum et doivent partir avec le téléphone chargé et en ayant enregistré le numéro de l’animateur.rice ou du directeur.rice.

• Qui est l’assistant.e sanitaire sur le séjour ?

Dans l’équipe d’encadrement, il.elle est responsable des premiers soins. Il possède un diplôme de secourisme ou de formation aux premiers secours, reconnu par le ministère de la Jeunesse et des Sports. 

C’est lui.elle qui a la charge d’administrer les traitements médicaux des enfants et qui accompagnera votre enfant chez le médecin ou à l’hôpital.

Dans nos centres, un espace est réservé à usage d’infirmerie, qui est équipé pour effectuer les premiers soins, recevoir les visites du médecin, et assurer le repos d’un enfant malade.

Pendant le séjour : 

• Quelle est la journée type en séjour ?

Les horaires seront adaptés en fonction des besoins des tranches d’âges, des enfants et des jeunes et des contraintes liées aux horaires des activités et de l'hébergement.

• Il y a-t-il des règles de vie sur les séjours ?

Oui, elles sont énoncées et mises en place dès le premier jour du séjour avec le groupe d’enfants. Les règles de vie collective sont élaborées en amont du séjour avec l’équipe d’animation. 

Il y a des règles non-négociables régies par la loi : la consommation et la détention de drogue et d’alcool est interdite.

• Le linge est-il lavé durant le séjour ?

Durant les séjours d’une semaine, le linge des enfants n’est pas lavé (sauf besoin impérieux). 

Durant les séjours de 10 à 19 jours, le linge est lavé 1 fois par semaine par roulement et en priorité pour le petit linge de corps.

Techniquement, nous ne pouvons pas nous engager à rendre le contenu de la valise propre en fin de séjour. 

Pour les jeunes de 12 ans et plus et pendant les séjours en camping ou à l’étranger, chaque participant lave son linge, nous vous recommandons de lui fournir un bon savon de Marseille.

• Mon enfant peut-il.elle choisir sa chambre durant le séjour ?

Les enfants ont le choix de leur chambre, dans le respect de certaines règles : le genre, l’âge, la collectivité d’inscription et la thématique de séjour.

Les changements de chambre sont possibles avec l’accord de la direction du séjour, sous réserve que ce changement n’aille pas à l’encontre des critères mentionnés ci-dessus.

• La cigarette est-elle autorisée ?

Seuls les fumeurs de 15 ans et plus, identifiés et autorisés par leurs parents seront autorisés à fumer. Cette tolérance sera strictement encadrée et régie dans le temps et sur des lieux précis. Nos séjours vous réservent de nombreuses activités peu compatibles avec la cigarette. Il faudra donc savoir être raisonnable. La cigarette électronique ou puff est sujet aux mêmes règles. 

Rappel : l’achat de cigarettes étant interdit aux mineurs, il ne sera pas autorisé pendant la durée du séjour. En aucun cas nos équipes ne sont autorisées à acheter du tabac pour le compte d’un adolescent.

• En cas d’accident sur le séjour, comment cela se passe-t-il ?

En cas d’accident, l’assistant sanitaire ou le.a directeur.rice alertera immédiatement les secours (pompiers, SAMU) afin de faire soigner votre enfant dans les meilleures conditions, le responsable légal sera averti par le.a directeur.rice de séjour ou l’assistant sanitaire à la suite du diagnostic du médecin. Si vous avez effectué votre inscription par l’intermédiaire d’une collectivité ou d’un comité d’entreprise, celui-ci sera informé par nos services. Une déclaration sera faite auprès de notre assurance, qui prendra contact directement avec vous pour les démarches à suivre.

La baignade:

• Une baignade en toute sécurité, comment ça se passe chez AVE ?

Lors de l’activité baignade, nous avons un surveillant de baignade diplômé. 

Pour les moins de 6 ans, nous avons 1 animateur.trice dans l’eau pour 5 enfants et pour un groupe de 20 enfants maximum. 

Pour les plus de 6 ans, nous avons 1 animateur.trice dans l’eau pour 8 enfants et pour un groupe de 40 enfants maximum.

Dans une zone de baignade surveillée, le surveillant de baignade signale la présence du groupe et s’assure de la présence effective des animateurs.rices dans l’eau. 

Dans une zone de baignade non-surveillée, le surveillant de baignade vérifie que la zone de baignade soit autorisée et matérialise la zone de baignade à l’aide d’une ligne d’eau.

Nous sensibilisons nos directeurs.trices et animateur.trices en amont des séjours.

Mes premières colos

• Comment se passe un convoyage avec des moins de 6 ans ?

Comme un convoyage classique, mais nous nous occupons de porter des valises, nous faisons des petits groupes lors des déplacements dans les gares puis dans le train, nous les regroupons tous ensemble en plaçant un.e animateur.rice à chaque extrémité du wagon.

Tous nos animateurs.trices et directeurs.rices sont formés en amont du séjour sur l’organisation du convoyage.

Une fois arrivée sur le centre, vous recevrez un sms pour vous prévenir et vous rassurer de la bonne arrivée de votre enfant. 

• Quelle est la journée type pour des moins de 6 ans ? 

Les horaires sont adaptés en fonction des besoins des enfants et des contraintes liées aux horaires des activités et de l'hébergement.

- 7h30 - 8h30 : on se réveille et on petit-déjeune

- 8h30 - 9h00 : on s’habille + on se brosse des dents + on range sa chambre 

- 9h30 - 11h30 : les activités du matin (jeux extérieurs, activités manuelles, grands jeux…)

- 12h00 - 13h00 : on se lave les mains et on passe à table

- 13h00 - 14h30 : on se repose pendant le temps calme (sieste, lecture, dessin, jeux calmes…)

- 14h30 - 16h30 : les activités du matin (jeux extérieurs, activités manuelles, grands jeux…)

- 16h30 - 17h00 : goûter 

- 17h00 - 19h00 : temps libre (jeux libres parmis plusieurs ateliers ou plusieurs espaces avec un animateur.rice + appel aux parents + temps des douches 

- 19h00 - 20h30 : on se lave les mains et on passe à table 

- 20h30 : on se brosse les dents et on prépare les affaires pour le lendemain

- 21h00 - 21h30 : veillée

- 21h30 : quelques minutes de discussion avec les copains et bonne nuit.

C’est une journée type donc les horaires et l’organisation peuvent changer en fonction de l’hébergement et des besoins des enfants.

• Quel est le taux d’encadrement ? 

La norme imposée par le Ministère de Jeunesse et Sports est de 1 adulte pour 12 enfants mais chez nous : le taux d’encadrement de nos séjours est de 1 adulte pour 6 enfants pour les moins de 6 ans.

• Les enfants font-ils.elles la sieste ? 

Si le timing des activités pré-programmées le permet, lors du temps calme après le déjeuner, les enfants ont la possibilité de se reposer et de faire la sieste mais ce n’est pas une obligation.

• Comment joindre mon enfant en séjour ? 

Vous avez le numéro de téléphone du.de la directeur.rice. Ce numéro peut être utilisé par les familles durant la journée en cas d’urgence et utilisé pendant le créneau horaire spécifique (sur le temps libre) pour parler avec votre enfant. Vous pouvez également envoyer un sms ou une lettre à votre enfant.

Après le séjour 

• Comment puis-je déposer un avis ?

Oui vous pouvez déposer un avis directement sur votre espace personnel, sur le site, sur Google ou par mail.

• J’ai une réclamation après le séjour, comment la transmettre auprès d’AVE ?

Nous prenons très à cœur les retours d’expérience sur nos séjours, nous serons donc à l’écoute de vos réclamations ou questionnements suite au séjour de votre enfant.

Vous pouvez nous contacter par mail à info@aventures-vacances-energie.com ou par téléphone au 0973872020.

Recrutement

• Comment postuler chez AVE ?

Pour postuler chez AVE en tant qu’animateur.rice ou directeur.rice, il suffit de se rendre sur la page Recrutement et de compléter le formulaire correspondant.

Nous publions également des offres d’emploi sur Facebook et sur Instagram.